ما هي المعايير التي يجب مراعاتها عند اختيار المكتب المسجل؟
1. كن في موقع استراتيجي
بغض النظر عن الشكل الذي تختاره لتنظيم الشركة، عند اختيار المكتب المسجل يجب أن تضع في اعتبارك، بالإضافة إلى مركز المصالح الحيوية، المعايير التالية:
- المسافة الصغيرة من الأماكن التي يرتادها الأداء اليومي لأنشطة الشركة الخاصة. وبالتالي، يجب ألا يكون موقع المكتب المسجل بعيدًا جدًا عن البنك الذي توجد فيه حسابات مفتوحة للشركة، من العملاء أو الموردين أو الجهات التي تتوجه إليها بشكل متكرر؛
- يجب أن يكون المبنى مزودًا بأماكن لوقوف السيارات لكل من الموظفين والعملاء؛
- إمكانية الوصول عن طريق وسائل النقل العام. وهي ميزة المقر التي تعود بالنفع على كل من الموظفين والعملاء؛
- الرؤية. إن الموقع في منطقة شديدة الحركة سيزيد من فضول المارة لمعرفة ما هو نشاط الشركة وما إذا كان يمكنها الاستفادة منها.
2. يجب اختيار السطح بما يتناسب مع المعدل اليومي للأشخاص الذين سيزورونه
- يجب أن تكون هناك مساحة كافية حتى يتمكن جميع الموظفين العاملين في المكتب من العمل في الظروف المثلى؛
- ضمان التوافر الدائم لواحدة من الغرف على الأقل، في الحالات التي تتداخل فيها الاجتماعات مع العميل مع الاجتماع المنظم للفريق بأكمله؛
- المعدات والأثاث المكتبي وكذلك يجب أن يكون للأرشيف مساحة ليتم الاحتفاظ بها بشكل صحيح في المقر الرئيسي للشركة.
3. يعد التواجد في المنطقة المجاورة مباشرة لبعض المطاعم والعيادات والمرافق الأخرى ميزة.
4. يفضل مركز المصالح الحيوية للشركة لإنشاء المكتب المسجل
يستلزم موقع المقر الرئيسي في مقاطعة أو قطاع معين اختصاص سلطات الوحدة الإدارية الإقليمية المعنية في حل جميع المشكلات الإدارية المتعلقة بتشغيل الشركة. وبالتالي، لا تتفاجأ إذا اخترت أن يكون مقعدك في إحدى المقاطعات وترغب في الحصول على وثائق أو معلومات أخرى تتعلق بنشاط الشركة من السلطات في المقاطعة المجاورة وسوف ترفض السلطات ذلك.
5. يجب أن يكون المقر فريداً
يفرض قانون الشركات وجوب تفرد المقر. ولكونها صفة تعريفية، إلى جانب الاسم وأرقام التسجيل الضريبي وفي السجل التجاري، فقد تم الالتزام بعدم وجود أكثر من مقر رئيسي في نفس المكان. يتم احترام هذا الشرط أيضًا عندما تقوم العديد من الشركات بإنشاء مقرها الرئيسي في نفس العنوان، ولكن في مساحات مشتركة متميزة، مما يسمح على الأقل بتنفيذ الأنشطة المكتبية.
6. التكاليف
ولا يشير المعيار الأخير إلى سعر المساحة المخصصة لمقر الشركة. بالنسبة لمعظم الشركات الناشئة، تأتي نفقات المقر الرئيسي على حساب الاستثمار في التنمية. ولهذا السبب، من الجيد معرفة أن التشريع يسمح للشركات بإنشاء مقرها الرئيسي مؤقتًا في مكتب محامٍ. وهو خيار جدير بالاعتبار، خاصة عندما لا يكون لدى الشركة المنشأة حديثاً موظفين أو عملاء كثر بعد، لذلك هناك حاجة إلى مساحة مناسبة لهذه الاحتياجات.
