Care sunt criterile pe care sa le avem in vedere cand alegem sediul social?
1. Sa fie pozitionat strategic
Indiferent de forma pentru care optati pentru organizarea societatii, in alegerea sediului social trebuie sa pastrati in minte, pe langa centrul intereselor vitale, si urmatoarele criterii:
- distanta mica fata de locurile des frecventate in desfasurarea de zi cu zi a activitatilor proprii firmei. Astfel, plasarea sediului social nu trebuie sa fie la o distanta prea mare de banca la care societatea are deschise conturile, de clientii sau furnizorii ori autoritatile la care va deplasati frecvent;
- imobilul sa fie prevazut cu locuri de parcare atat pentru angajati cat si pentru clienti;
- accesibilitatea prin mijloacele de transport in comun. Este un avantaj al sediului care profita atat angajatilor cat si clientilor;
- vizibilitatea. Amplasarea intr-o zona intens circulata va creste curiozitatea trecatorilor se a afla care este activitatea firmei si daca aceasta le poate folosi;
2. Suprafata sa fie aleasa in mod proportional cu media zilnica a persoanelor care il vor vizita
- sa fie suficient spatiu astfel incat toti angajatii care desfasoara activitatea la birou sa poata munci in conditii optime;
- asigurarea disponibilitatii permanent cel putin a uneia din camere, pentru situatiile in care intalnirile cu un client se vor suprapune cu sedinta organizata pentru intreaga echipa;
- echipamentele si mobilierul de birou dar si arhiva trebuie sa aiba spatiu pentru a fi pastrate corespunzator la sediul societatii.
3. Existenta in imediata apropiere a unor restaurante, policlinici si altor facilitati constituie un avantaj.
4. Centrul intereselor vitale societatii este de preferat pentru stabilirea sediului social.
Pozitionarea sediului intr-un anumit judet sau sector atrage dupa sine competenta autoritatilor din respectiva unitate administrativ-teritoriala in solutionarea tuturor chestiunilor administrative ce tin de functionarea societatii, Astfel, sa nu fiti surprinsi daca alegeti sa aveti sediul intr-un judet si veti vrea sa obtineti documente sau alte informatii legate de activitatea societatii de la autoritatile din judetul invecinat iar autoritatile va vor refuza.
5. Sediul trebuie sa fie unic
Legea societatilor impune obligativitatea unicitatii sediului. Fiind un atribut de identificare, alaturi de denumire si numerele de inregistrare fiscala si in registrul comertului, s-a impus obligatia ca in acelasi spatiu sa nu existe mai mult de un sediu. Aceasta conditie este respectata si cand la aceeasi adresa isi stabilesc sediul mai multe societati, dar in spatii distinct partajate, care sa permita desfasurarea cel putin a activitatilor de birou.
6. Costurile
Nu cel din urma criteriu se refera la pretul spatiului cu destinatie de sediu social. Pentru cele mai multe societati nou infiintate, cheltuielile pentru sediu se fac in detrimentul investitiilor in dezvoltare. Din acest motiv este bine sa stiti ca legislatia permite societatilor sa isi stabileasca provizoriu sediul la cabinetul unui avocat. Este o varianta demna de luat in calcul, mai ales atunci cand societatea nou infiintata inca nu are angajati ori foarte multi clienti, astfel incat sa fie nevoie de un spatiu adecvat acestor necesitati.
