Care sunt criterile pe care să le avem în vedere când alegem sediul social?
1. Să fie poziționat strategic
Indiferent de forma pentru care optați pentru organizarea societății, în alegerea sediului social trebuie să păstrați în minte, pe lângă centrul intereselor vitale, și următoarele criterii:
- distanța mică față de locurile des frecventate în desfășurarea de zi cu zi a activităților proprii firmei. Astfel, plasarea sediului social nu trebuie să fie la o distanță prea mare de banca la care societatea are deschise conturile, de clienții sau furnizorii ori autoritățile la care vă deplasați frecvent;
- imobilul să fie prevăzut cu locuri de parcare atât pentru angajați cât și pentru clienți;
- accesibilitatea prin mijloacele de transport în comun. Este un avantaj al sediului care profită atât angajații cât și clienții;
- vizibilitatea. Amplasarea într-o zonă intens circulată va crește curiozitatea trecătorilor de a afla care este activitatea firmei și dacă aceasta le poate folosi.
2. Suprafața să fie aleasă în mod proporțional cu media zilnică a persoanelor care îl vor vizita
- să fie suficient spațiu astfel încât toți angajații care desfășoară activitatea la birou să poată munci în condiții optime;
- asigurarea disponibilității permanent cel puțin a uneia din camere, pentru situațiile în care întâlnirile cu un client se vor suprapune cu sedința organizată pentru întreaga echipă;
- echipamentele și mobilierul de birou dar și arhiva trebuie să aibă spațiu pentru a fi păstrate corespunzator la sediul societății.
3. Existența în imediata apropiere a unor restaurante, policlinici și altor facilități constituie un avantaj.
4. Centrul intereselor vitale societății este de preferat pentru stabilirea sediului social
Poziționarea sediului într-un anumit județ sau sector atrage după sine competența autorităților din respectiva unitate administrativ-teritorială în soluționarea tuturor chestiunilor administrative ce țin de funcționarea societății. Astfel, să nu fiți surprinși dacă alegeți să aveți sediul într-un județ și veți vrea să obțineți documente sau alte informații legate de activitatea societății de la autoritățile din județul învecinat și autoritățile vă vor refuza.
5. Sediul trebuie să fie unic
Legea societăților impune obligativitatea unicității sediului. Fiind un atribut de identificare, alături de denumire și numerele de înregistrare fiscală și în registrul comerțului, s-a impus obligația ca în același spațiu să nu existe mai mult de un sediu. Această condiție este respectată și când la aceeași adresă își stabilesc sediul mai multe societăți, dar în spații distincte partajate, care să permită desfășurarea cel puțin a activităților de birou.
6. Costurile
Nu cel din urmă criteriu se referă la prețul spațiului cu destinație de sediu social. Pentru cele mai multe societăți nou înființate, cheltuielile pentru sediu se fac în detrimentul investițiilor în dezvoltare. Din acest motiv, este bine să știți că legislația permite societăților să-și stabilească provizoriu sediul la cabinetul unui avocat. Este o variantă demnă de luat în calcul, mai ales atunci când societatea nou înființată încă nu are angajați ori foarte mulți clienți, astfel încât să fie nevoie de un spațiu adecvat acestor necesități.
