O societate straina sau romana isi poate desfasura activitatea in Romania prin intermediul unei sucursale sau al unei reprezentante. Sucursala astfel infiintata va putea desfasura aceleasi activitati ca si societatea-mama. Sucursala nu va avea personalitate juridica, societatea-mama fiind responsabila de actele acesteia.
Pentru deschiderea unei sucursale in Romania este necesara inregistrarea acesteia in Registrul Comertului. Dosarul va cuprinde:
– actul constitutiv / statutul societatii – mama;
– extrasul de la Registrul Comertului pentru societatea – mama;
– hotararea organului competent din cadrul societatii – mama prin care s-a aprobat deschiderea sucursalei ;
– scrisoare de garantie emisa de banca la care societatea – mama are conturile deschise ;
– documentele care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social al sucursalei ;
– actele de identitate ale imputernicitului societatii – mama ;
– in cazul sucursalelor societatilor din state membre UE (inclusiv din Romania), documentele contabile ale agentului economic din strainatate, asa cum sunt ele intocmite, auditate si publicate potrivit legii statului care guverneaza societatea-mama ;
– Declaratiile pe propria raspundere si sub forma autentica a persoanelor imputernicite sa reprezinte sucursala ;
– specimenele de semnatura ale imputernicitilor sucursalei ;
– declaratie – tip pe proprie raspundere a imputernicitilor sucursalei din care sa reiasa indeplinirea conditiilor prevazute in legislatia specifica in domeniul sanitar, sanitar – veterinar, protectiei mediului si protectiei muncii pentru activitatile desfasurate efectiv.
Comerciantii pot opta pentru deschiderea mai multor sucursale in Romania simultan sau succesiv.
Prin deschiderea unei reprezentante in Romania, societatile straine vor avea posibilitatea de a pastra o mai buna legatura cu clientii din Romania sau din zona, prin identificarea nevoilor, prospectarea pietei, coordonarea unei eventuale retele de agenti, oferirea de servicii post-vanzare (facturare, livrare, recuperarea creantelor etc.), promovarea serviciilor / produselor societatii –mama, preluarea comenzilor etc.
Deschiderea unei reprezentante in Romania se face in baza unei autorizatii emisa de Ministerul Economiei in termen de 30 de zile de la data depunerii unui dosar care sa cuprinda urmatoarele documente :
– extras emis de registrul comertului din tara in care societatea straina isi are sediul care sa ateste existanta legala si din care sa reiasa : obiectul de activitate si capitalul social ;
– certificat de bonitate financiara eliberat de banca prin care societatea straina isi deruleaza operatiunile financiare ;
– statutul sau actul de asociere in baza caruia societatea straina functioneaza, din care sa reiasa forma de organizare si modul de functionare a firmei straine ;
– imputernicirea data sub forma autentificata de notar sefului de reprezentanta (persoanei care va avea putere de decizie in cadrul reprezentantei);
– dovada platii taxei de 1.200 USD reprezentand taxa pentru autorizare a reprezentantei pentru o durata de 1 an ;
– documentul care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului in care reprezentanta va functiona ;
– adresa catre Ministerul Economiei in care se vor explica ratiunile economice si financiare care stau la baza solicitarii de autorizare, precum si informatii legate de personalul roman / strain care isi va desfasura activitatea in cadrul reprezentantei (se vor anexa actele de identitate, si se va mentiona functia fiecarui angajat).
Reprezentanta astfel autorizata va avea obligatia de a achita un impozit anual de 4.000 Euro, echivalentul in Lei din data efectuarii platii.
Principalele dezavantaje care trebuie avute in vedere la deschiderea unei reprezentante sau sucursale constau in faptul ca niciuna din cele doua structuri neavand personalitate juridica, fiscala sau comerciala proprie, societatea – mama va prelua riscul comercial, precum si responsabilitatea pentru toate actele indeplinite de aceste structuri.
De asemenea, raportat la posibilitatea infiintarii filialelor (care pot imbraca forme suple), desi procedura inregistrarii / autorizarii este mai simpla, functionarea acestora implica costuri ridicate pentru societatea – mama.
Este totusi preferabila alternativa inregistrarii unei sucursale ori autorizarii unei reprezentante cand :
societatea – mama dispune de experienta internationala in general si de experienta legata de piata specifica in particular ori
cand dispune de personal dispus sa isi desfasoare activitatea in cadrul noii structuri, precum si in cazul in care
considera ca piata din Romania este susceptibila sa ofere un potential de vanzare important si constant pentru a justifica costurile functionarii acestor structuri.
