O societate străină sau română își poate desfășura activitatea în România prin intermediul unei sucursale sau al unei reprezentanțe. Sucursala astfel înființată va putea desfășura aceleași activități ca și societatea-mamă. Sucursala nu va avea personalitate juridică, societatea-mamă fiind responsabilă de actele acesteia.
Pentru deschiderea unei sucursale în România este necesară înregistrarea acesteia în Registrul Comerțului. Dosarul va cuprinde:
- actul constitutiv / statutul societății-mamă;
- extrasul de la Registrul Comerțului pentru societatea-mamă;
- hotărârea organului competent din cadrul societății-mamă prin care s-a aprobat deschiderea sucursalei;
- scrisoarea de garanție emisă de banca la care societatea-mamă are conturile deschise;
- documentele care atestă dreptul de folosință asupra spațiului cu destinație de sediu social al sucursalei;
- actele de identitate ale împuternicitului societății-mamă;
- în cazul sucursalelor societăților din state membre UE (inclusiv din România), documentele contabile ale agentului economic din străinătate, așa cum sunt ele întocmite, auditate și publicate potrivit legii statului care guvernează societatea-mamă;
- Declarațiile pe propria răspundere și sub formă autentică a persoanelor împuternicite să reprezinte sucursala;
- specimenele de semnătură ale împuternicitilor sucursalei;
- declarație-tip pe propria răspundere a împuternicitilor sucursalei din care să reiasă îndeplinirea condițiilor prevăzute în legislația specifică în domeniul sanitar, sanitar-veterinar, protecției mediului și protecției muncii pentru activitățile desfășurate efectiv.
Comerciantii pot opta pentru deschiderea mai multor sucursale in Romania simultan sau succesiv.
Prin deschiderea unei reprezentante in Romania, societatile straine vor avea posibilitatea de a pastra o mai buna legatura cu clientii din Romania sau din zona, prin identificarea nevoilor, prospectarea pietei, coordonarea unei eventuale retele de agenti, oferirea de servicii post-vanzare (facturare, livrare, recuperarea creantelor etc.), promovarea serviciilor / produselor societatii –mama, preluarea comenzilor etc.
Deschiderea unei reprezentanțe în România se face în baza unei autorizații emise de Ministerul Economiei în termen de 30 de zile de la data depunerii unui dosar care să cuprindă următoarele documente:
- extras emis de registrul comerțului din țara în care societatea straină își are sediul care să ateste existența legală și din care să reiasă: obiectul de activitate și capitalul social;
- certificat de bonitate financiară eliberat de banca prin care societatea straină își desfășoară operațiunile financiare;
- statutul sau actul de asociere în baza căruia societatea straină funcționează, din care să reiasă forma de organizare și modul de funcționare a firmei străine;
- împuternicirea dată sub formă autentificată de notar șefului de reprezentanță (persoanei care va avea putere de decizie în cadrul reprezentanței);
- dovada plății taxei de 1.200 USD reprezentând taxa pentru autorizarea reprezentanței pentru o durată de 1 an;
- documentul care atestă dreptul de folosință asupra spațiului în care reprezentanța va funcționa;
- adresa către Ministerul Economiei în care se vor explica rațiunile economice și financiare care stau la baza solicitării de autorizare, precum și informații legate de personalul român/strain care își va desfășura activitatea în cadrul reprezentanței (se vor anexa actele de identitate, și se va menționa funcția fiecărui angajat).
Reprezentanța astfel autorizată va avea obligația de a achita un impozit anual de 4.000 Euro, echivalentul în Lei din data efectuării plății.
Principalele dezavantaje care trebuie avute în vedere la deschiderea unei reprezentante sau sucursale constau în faptul că niciuna din cele două structuri neavând personalitate juridică, fiscală sau comercială proprie, societatea – mama va prelua riscul comercial, precum și responsabilitatea pentru toate actele îndeplinite de aceste structuri.
De asemenea, raportat la posibilitatea înființării filialelor (care pot îmbrăca forme suple), deși procedura înregistrării/autorizării este mai simplă, funcționarea acestora implică costuri ridicate pentru societatea – mama.
Este totuși preferabilă alternativa înregistrării unei sucursale ori autorizării unei reprezentanțe când:
- societatea – mama dispune de experiență internațională în general și de experiență legată de piața specifică în particular ori
- când dispune de personal dispus să își desfășoare activitatea în cadrul noii structuri, precum și în cazul în care
- consideră că piața din România este susceptibilă să ofere un potențial de vânzare important și constant pentru a justifica costurile funcționării acestor structuri.
